Dans cet article nous allons définir les bonnes pratiques pour mieux maîtriser ses coûts de stock et instaurer une gestion innovée en la matière.
Comment définir un économat ?
Dans la restauration, l’économat regroupe un ensemble du processus de gestion des matières transformables. À l’origine, l’économat émane de la gestion des biens de l’église vis-à-vis du roi, pour ensuite évoluer vers les métiers du management. Pour les centres d’affaires de grande envergure, une personne est désignée pour :
- Optimiser la gestion des stocks.
- Recevoir les arrivages et les contrôler.
- Proposer des solutions moins onéreuses aux chefs de cuisine.
Certaines enseignes se regroupent pour acheter en commun des fournitures afin de réduire les coûts à partir d’un magasin. L’économe se charge de cette organisation et redistribue les produits à chaque adhérent. Ce dispositif se retrouve principalement dans les cuisines centrales des agglomérations. Les économats d’Hôtels se consacrent à la gestion des produits d’entretien et à la gestion des flux de linge entre les laveries (parfois à l’extérieur).
Pourquoi se doter d’un économat ?
Un économat permet de centraliser les informations financières et d’apporter une situation en temps réel de son stock. Dans bien des cas, les cuisines se contentent d’installer une série d’échelles pour entreposer des produits non périssables. Toutefois, cette démarche ne devrait pas se limiter qu’à cela. Les produits périssables font aussi l’objet d’une attention toute particulière de la part des contrôleurs de gestion. À cela, une vérification de l’état des marchandises limite les risques bactériologiques et garantit la sécurité alimentaire des clients.
Pour adopter une maîtrise des coûts plus affinée, il devient impératif de contrôler de manière plus drastique les entrées et les sorties des marchandises. C’est aussi une occasion pour créer des recettes en lien avec les stocks. En effet, le stockage reste de l’argent qui dort. Or, les marges des restaurants limitent le champ d’action des chefs de cuisine.
Comment concevoir un économat
Comme énoncé un peu plus haut, l’économat s’articule autour de trois piliers :
- Le mercurial.
- Les fiches techniques actives.
- Le menu proposé aux clients.
Ces trois éléments orchestrent les types de produits à acheter en fonction des offres commerciales. Bien entendu, certains produits sont moins chers en fonction des saisons. Il s’agit au chef de sélectionner les offres en suivant les saisons. Par exemple, un paquet de haricots vert surgelé ne coûte pas la même chose en frais. Si son choix se tourne vers le surgelé c’est davantage pour des raisons pratiques.
Il existe plusieurs postes sur le plan comptable en matière de gestion de stock :
- Gestion des matières premières
- Stock sur produits consommés
- Stock d’approvisionnement
À cela, les méthodes de stockages divergent s’il s’agit de matière fraîche ou de denrée non périssable. Par exemple, la méthode First-in et First-out ne peut s’appliquer en restauration au risque de voir des produits périmés en fond. D’autres méthodes s’appliquent pour créer des rotations qui respectent les dates limites de consommation.
Qui se charge de la gestion de l’économat ?
L’économat gravite autour de la gestion de la collectivité et de la production. L’arbitre sera toujours le contrôleur de gestion, bien que souvent l’économe soit hiérarchiquement dépendant du responsable de prod.
Cependant, le commis de cuisine peu temporairement occupée cette fonction. Pour les plus petites structures, l’outil de gestion participera à la bonne conduite des affaires. Actuellement, des CRM ou des ERP peuvent faire l’affaire, mais des logiciels économiques se chargent de l’aspect plus spécifique de l’économat.
Les missions du responsable economat vise à controler les marchandises en arrivage le matin, puis de compatbiliser les stocks et de respecter les règles de diffusion des consommation dans chauque partie. Habituellement, ce poste conserne les grands site hôteliers ou les magasin collectifs de cuisines centrale (pour réduire les côuts d’achat).
